Gute Meetings zu moderieren ist nicht einfach. Es gibt einfach diese typischen Meeting-Probleme, die nur schwer aus dem Weg zu räumen sind. Deshalb haben wir diesen „Erste Hilfe Kasten“ ins Leben gerufen. Er soll dir helfen zu den häufigsten und typischsten Meeting Problemen Lösungen zu finden.
Weise darauf hin, bei welchen Themen aktive Teilnahme gewünscht ist. Stelle viele Fragen. Spreche stille Teilnehmer mit Namen direkt an: „Was denken Sie dazu, Herr Schuster?“. Mache zu wichtigen Themen Meinungsrunden, in denen jede*r einmal sprechen muss. Wirken einzelne Teilnehmer sehr unzufrieden, frage nach dem Meeting nach, ob etwas nicht stimmt.
Kommen Teilnehmer*innen wiederholt zu spät, dann muss man das offen ansprechen. Ist es immer die gleiche Person, macht man das unter 4 Augen. Einfach eine Meeting-Regel „Nicht zu spät kommen“ aufzuhängen, hilft da leider nicht. Versuche nicht einfach nur mehr Disziplin durchzusetzen, sondern versuche zu verstehen, was deine Kolleg*innen abhält pünktlicher zu sein.
Wenn Kolleg*innen sich dauernd ins Wort fallen, dann ist das eine gelernte Verhaltensweise, die man nicht einfach abschütteln kann. Deshalb hilft es nicht einfach eine Meeting-Regel „Wir lassen uns ausreden“ aufzuhängen. Versuche mal die 3-Minuten Regel einzuführen. Oder du suchst das offene Gespräch unter vier Augen oder in der ganzen Gruppe tun.
Schreibe die Aufgaben, die ihr im Meeting verteilt, gut sichtbar auf. Achte darauf die verantwortliche Person und die Deadline deutlich festzuhalten. Schicke diese Liste nach dem Meeting rum. Hält das Problem an, dann spreche es im Meeting an. Vielleicht nehmen sich alle zu viel vor, vielleicht sehen die Kolleg*innen bei deinem Projekt nicht die Relevanz. Probier die 3-Felder Technik aus.
…dann werden Meetings zu einem Ort, zu dem man nicht mehr gerne geht. Aber mach dir keine Sorgen, diese Probleme haben (fast) alle und du bist damit ganz bestimmt nicht allein. Es ist einfach nicht leicht eine richtig gute Meetingkultur herzustellen, dazu gehört Überzeugungsarbeit, Leadership-Arbeit und viel Geduld.
Was diese Art von Problemen so schwierig macht, ist, dass sie sich in vielen Unternehmen einschleifen. Dann reicht es eben nicht einfach, eine Meeting-Regel an die Wand zu hängen und zu erklären, dass ab heute alle pünktlich kommen sollen. Hier ist unser Vorschlag einen Weg zu einer Lösung für diese typischen Meeting Probleme zu finden:
Bevor du also losstürmst und in deinem nächsten Meeting eine Gruppendiskussion anstößt, was gegen das permanente „Zu-Spät-Kommen“ zu tun ist, halte kurz inne und Frage dich: Woher kommt das Problem. Generell sehen wir drei Ursachen von diesen typischen Meeting-Problemen:
Auch in Unternehmen mit einer gesunden und funktionierenden Meetingkultur kommt es leider schnell dazu, dass Einzelpersonen die Stimmung in der Besprechung stark belasten. Daher solltest du dich Fragen: Kommt die Störung in gleicher Verteilung von allen Kollegen oder sind es Einzelpersonen, die das Meeting immer wieder stören.
Wenn deine Meeting-Probleme von Einzelpersonen kommen, dann solltest du mit diesen Personen das Gespräch suchen. Bei Kollegen, die dich besonders nerven, kann ein offenes Gespräch enorm viel bewirken. Versuch dabei gezielt die Position des anderen einzunehmen. Sprich es auf keinen Fall im Meeting vor allen anderen Kollegen an, sondern in einer ruhigen Minute unter vier Augen. Es kann unangenehm sein, auf diese Art Themen zu adressieren, aber wenn du es offen und nach den „Regeln für Gutes Feedback“ tust, kann es das Problem oder die Spannung sehr effektiv lösen.
Wenn keine der anderen beiden Optionen zutrifft, dann ist dein Meeting-Problem wahrscheinlich in der Organisation verankert. Zusammengefasst: Wenn das Problem nicht nur in deinen Meetings auftritt, sondern auch in allen anderen Meetings und wenn das Problem nicht von Einzelpersonen verursacht wird, sondern von vielen Personen, dann liegt es an der Unternehmenskultur.
Wenn keine der anderen Problemursachen zutrifft, dann wird es schon schwieriger Lösungen zu finden. Sind Verhaltensmuster in eurem Unternehmen eingeübt und Kollegen z.B. daran gewöhnt, regelmäßig zu spät zu kommen, dann muss man gleich das Verhalten von vielen Leuten ändern. Hier hilft ggf. ein Zwei-Stufen-Plan: Zuerst suchst du dir die Unterstützung von Einzelpersonen, die später deine Fürsprecher werden. Das kann genauso ein*e Vorgesetze*r wie ein andere* Kollege*in sein. Erst, wenn du genug Fürsprecher gesammelt hast, sprichst du das Thema in der größeren Runde an. Tu dies am besten als offenes Gespräch, bei dem du nicht nur die neue Verhaltensweise durchsetzen willst, sondern gemeinsam auf die Suche gehst, warum es das Problem bei euch gibt und wie man es lösen könnte.
Egal ob es darum geht, dass Kollegen nicht pünktlich sind, oder dass man sich dauernd ins Wort fällt: Es ist leider nie auszuschließen, dass man bei seinem Meeting-Problem selber eine Rolle spielt. Auch wenn man das vielleicht nicht gerne hört, sollte man sich einmal selber reflektieren: Kann es sein, dass man das Problem selber mit verursacht?
Um rauszufinden, wie viel du selber zu dem Problem beiträgst, kannst du zwei Sachen machen.
Lösung 1: Du fragst einen Kollegen deines Vertrauens nach Feedback dazu.
Lösung 2: Du beobachtest, ob das Problem nur in deinen Meetings auftritt, oder auch in anderen. Tritt es nur bei dir auf, hast du wahrscheinlich etwas mit dem Problem zu tun.
Bist du Teil des Problems, dann hilft es sich von einem Kollegen Feedback zu holen. Bitte deine Kollegen um Feedback: „Ich beobachte, dass folgendes Verhalten in meinen Meetings immer wieder auftritt. Kann es sein, dass das an mir liegt? Was könnte ich aus deiner Sicht anders machen, um das zu verhindern?“. Das kann ein Kollege deines Vertrauens sein, es kann aber auch jemand sein, mit dem du öfters aneinander gerätst. Meist ist dieser Austausch der erste anstrengende, aber kritischer Schritt, den man gehen muss. Die Verhaltensänderung passiert dann oft ganz von alleine
Meistens rührt das Problem nicht nur von einer Quelle, sondern es ist eine Mischung aus allen dreien. Dann macht es Sinn die hier beschriebenen Tipps allesamt auszuprobieren. Wir wünschen dir viel Erfolg.
