Wie man im Meeting bei der Agenda bleibt

Wenn Themenwechsel im Meeting zum Problem werden hilft die 3-Minuten Regel

Wenn Themenwechsel im Meeting zum Problem werden hilft die 3-Minuten Regel

Wenn man im Meeting vom Hölzchen aufs Stöckchen kommt, ist die Zeit nicht gut genutzt. Egal ob Teammeetings, Planungstreffen oder Jours Fixes: leider sind Treffen in vielen Unternehmen ungeordnet und man strauchelt ohne funktionierende Agenda haltlos von Thema zu Thema. Die wertvolle Gesprächszeit mit den Kollegen wird nicht gut genutzt und man verliert sich in Themenwechseln.

In diesem Artikel stellen wir dir „die 3-Minuten Regel“ vor, eine einfache Technik, mit der du strukturiert durch das Meeting führst, ohne bürokratisch oder unfreundlich zu wirken.

So stellen wir uns das Meeting vorher vor:

Eine gute Agenda ist eine Sammlung an Themen. Stell sie dir vor wie Matrjoschkas

Was dann passiert, hat jeder schon einmal erlebt, der schon einmal in Unternehmens-Besprechung war. Bereits beim ersten oder zweiten Thema merken die Teilnehmer, dass es noch andere Themen gibt, die auch wichtig sind, aber noch nicht auf der Agenda stehen.

So läuft die Besprechung in der Realität:

Meeting Agenda Diskussion verliert sich in Themenwechsel

Ein einzelnes Thema entpuppt sich als viele weitere Themen.

Was in Besprechungen auch oft passiert:

Zu viele kleine Themen im Meeting bringen Konflikte, wenn Kollegen zu viel reden

Ein einzelnes Thema auf der Agenda wirft viele kleine Themen auf, die auf den ersten Blick alle wichtig erscheinen.

Zwischenfazit: Die Diskussion befasst sich in der Realität oft mit ganz anderen Themen als die, die auf der Agenda stehen.

Die 3-Minuten Regel

Wir wollen dir folgende Technik ans Herz legen, weil sie einen wirklich guten Mittelweg zwischen Flexibilität und Struktur schafft.

Die 3 Minuten Regel
Spontan auftretende Themen werden nur besprochen, wenn man sie in 3 Minuten abschließen kann.

Wenn ein Themenwechsel aufkommt, dann unterbrich kurz die Diskussion, um den Themenwechsel anzusprechen. Das geht so: „Ich glaube, wir haben eben das Thema gewechselt. Wir hatten ja eben besprochen, dass […ursprüngliches Thema.]. Können wir das neue Thema in 3 Minuten abhaken?“

Die 3-Minuten Regel lässt Spontanität zu

Durch diese Regel können spontan auftretende Themen schnell abgearbeitet werden. Der kurze Zeitrahmen motiviert Teilnehmer das Thema auch wirklich flott abzuschließen. Reagiere unbürokratischer auf neue Themen

-> Reagiere unbürokratischer auf neue Themen

Wenn man jedes kleine Thema, was spontan auftritt, immer gleich als eigenen Agenda Punkt hintenanstellt, dann wird die Agenda sehr lang. Das ist bürokratisch und der Gesprächsfluss ist dadurch sehr unnatürlich. Wenn alle im Meeting wissen, dass kleine Themen unkompliziert und schnell gelöst werden können, werden Meetings zu einem echten Problemlöse-Ort.

-> Bleib bei der Agenda

Sollte es doch mal dazu kommen, dass ein Thema in den 3 Minuten nicht abgeschlossen werden kann, dann hat man eine Regel, auf die man sich berufen kann. Das kann dann so klingen: „Wir haben das Thema jetzt seit über 3 Minuten besprochen und wir finden keine schnelle Lösung. Ich schlage vor, dass wir es als eigenen Agendapunkt hintenanstellen.“

-> Fördere Beteiligung im Meeting

Indem Teilnehmer gefragt werden, ob sie das Thema in 3 Minuten besprochen bekommen, lernen sie auch selber einzuschätzen, wie lang bestimmte Themen brauchen. Gerade in regelmäßigen Teammeetings setzt dann schnell eine Lernkurve ein und die Unterbrechungen werden viel seltener.

Fazit: die 3-Minuten Regel hilft bei der Agenda zu bleiben ohne bürokratisch oder unfreundlich zu wirken

Mit der 3-Minuten-Regel kannst du den Gesprächsfluss unkompliziert steuern. Kleine Themen werden sofort behandelt und abgeschlossen, große Themen werden hintenangestellt. Das bringt eine unbürokratische, aber geordnete Gesprächskultur und macht Meetings zu einem Ort, in dem Probleme effizient gelöst werden. Langfristig schafft die 3-Minuten Regel eine gute Gesprächsdisziplin, wenn alle Teilnehmer lernen einzuschätzen, wie groß und wichtig ihre Anliegen und Themen sind.

Die 3-Minuten Regel ist Teil unserer Meeting-Regeln. Du kannst sie hier runterladen.

Eine Randbemerkung: Emotionale oder politisch geladene Themen

Besprechungen-plötzlich-ein-Konflikt-im-Raum

Ein einzelnes Thema entpuppt sich als sehr politisch, emotional geladen oder brandgefährlich. Dann solltest du es sofort klären. Wenn du das dringende Thema aufschiebst, kann es gut sein, dass deine Meeting Teilnehmer an nichts anderes denken können und bei den Themen auf der Agenda einfach nicht bei der Sache sind.

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