Gute Meetings zu moderieren ist nicht einfach. Es gibt einfach diese typischen Meeting-Probleme, die nur schwer aus dem Weg zu räumen sind. Deshalb haben wir diesen „Erste Hilfe Kasten“ ins Leben gerufen. Er soll dir helfen zu den häufigsten und typischsten Meeting Problemen Lösungen zu finden.
Weise darauf hin, bei welchen Themen aktive Teilnahme gewünscht ist. Stelle viele Fragen. Spreche stille Teilnehmer mit Namen direkt an: „Was denken Sie dazu, Herr Schuster?“. Mache zu wichtigen Themen Meinungsrunden, in denen jede*r einmal sprechen muss. Wirken einzelne Teilnehmer sehr unzufrieden, frage nach dem Meeting nach, ob etwas nicht stimmt.
Kommen Teilnehmer*innen wiederholt zu spät, dann muss man das offen ansprechen. Ist es immer die gleiche Person, macht man das unter 4 Augen. Einfach eine Meeting-Regel „Nicht zu spät kommen“ aufzuhängen, hilft da leider nicht. Versuche nicht einfach nur mehr Disziplin durchzusetzen, sondern versuche zu verstehen, was deine Kolleg*innen abhält pünktlicher zu sein.
Wenn Kolleg*innen sich dauernd ins Wort fallen, dann ist das eine gelernte Verhaltensweise, die man nicht einfach abschütteln kann. Deshalb hilft es nicht einfach eine Meeting-Regel „Wir lassen uns ausreden“ aufzuhängen. Versuche mal die 3-Minuten Regel einzuführen. Oder du suchst das offene Gespräch unter vier Augen oder in der ganzen Gruppe tun.
Schreibe die Aufgaben, die ihr im Meeting verteilt, gut sichtbar auf. Achte darauf die verantwortliche Person und die Deadline deutlich festzuhalten. Schicke diese Liste nach dem Meeting rum. Hält das Problem an, dann spreche es im Meeting an. Vielleicht nehmen sich alle zu viel vor, vielleicht sehen die Kolleg*innen bei deinem Projekt nicht die Relevanz. Probier die 3-Felder Technik aus.
…dann werden Meetings zu einem Ort, zu dem man nicht mehr gerne geht. Aber mach dir keine Sorgen, diese Probleme haben (fast) alle und du bist damit ganz bestimmt nicht allein. Es ist einfach nicht leicht eine richtig gute Meetingkultur herzustellen, dazu gehört Überzeugungsarbeit, Leadership-Arbeit und viel Geduld.
Was diese Art von Problemen so schwierig macht, ist, dass sie sich in vielen Unternehmen einschleifen. Dann reicht es eben nicht einfach, eine Meeting-Regel an die Wand zu hängen und zu erklären, dass ab heute alle pünktlich kommen sollen. Hier ist unser Vorschlag einen Weg zu einer Lösung für diese typischen Meeting Probleme zu finden:
Bevor du also losstürmst und in deinem nächsten Meeting eine Gruppendiskussion anstößt, was gegen das permanente „Zu-Spät-Kommen“ zu tun ist, halte kurz inne und Frage dich: Woher kommt das Problem. Generell sehen wir drei Ursachen von diesen typischen Meeting-Problemen:
Auch in Unternehmen mit einer gesunden und funktionierenden Meetingkultur kommt es leider schnell dazu, dass Einzelpersonen die Stimmung in der Besprechung stark belasten. Daher solltest du dich Fragen: Kommt die Störung in gleicher Verteilung von allen Kollegen oder sind es Einzelpersonen, die das Meeting immer wieder stören.
Wenn deine Meeting-Probleme von Einzelpersonen kommen, dann solltest du mit diesen Personen das Gespräch suchen. Bei Kollegen, die dich besonders nerven, kann ein offenes Gespräch enorm viel bewirken. Versuch dabei gezielt die Position des anderen einzunehmen. Sprich es auf keinen Fall im Meeting vor allen anderen Kollegen an, sondern in einer ruhigen Minute unter vier Augen. Es kann unangenehm sein, auf diese Art Themen zu adressieren, aber wenn du es offen und nach den „Regeln für Gutes Feedback“ tust, kann es das Problem oder die Spannung sehr effektiv lösen.
Wenn keine der anderen beiden Optionen zutrifft, dann ist dein Meeting-Problem wahrscheinlich in der Organisation verankert. Zusammengefasst: Wenn das Problem nicht nur in deinen Meetings auftritt, sondern auch in allen anderen Meetings und wenn das Problem nicht von Einzelpersonen verursacht wird, sondern von vielen Personen, dann liegt es an der Unternehmenskultur.
Wenn keine der anderen Problemursachen zutrifft, dann wird es schon schwieriger Lösungen zu finden. Sind Verhaltensmuster in eurem Unternehmen eingeübt und Kollegen z.B. daran gewöhnt, regelmäßig zu spät zu kommen, dann muss man gleich das Verhalten von vielen Leuten ändern. Hier hilft ggf. ein Zwei-Stufen-Plan: Zuerst suchst du dir die Unterstützung von Einzelpersonen, die später deine Fürsprecher werden. Das kann genauso ein*e Vorgesetze*r wie ein andere* Kollege*in sein. Erst, wenn du genug Fürsprecher gesammelt hast, sprichst du das Thema in der größeren Runde an. Tu dies am besten als offenes Gespräch, bei dem du nicht nur die neue Verhaltensweise durchsetzen willst, sondern gemeinsam auf die Suche gehst, warum es das Problem bei euch gibt und wie man es lösen könnte.
Egal ob es darum geht, dass Kollegen nicht pünktlich sind, oder dass man sich dauernd ins Wort fällt: Es ist leider nie auszuschließen, dass man bei seinem Meeting-Problem selber eine Rolle spielt. Auch wenn man das vielleicht nicht gerne hört, sollte man sich einmal selber reflektieren: Kann es sein, dass man das Problem selber mit verursacht?
Um rauszufinden, wie viel du selber zu dem Problem beiträgst, kannst du zwei Sachen machen.
Lösung 1: Du fragst einen Kollegen deines Vertrauens nach Feedback dazu.
Lösung 2: Du beobachtest, ob das Problem nur in deinen Meetings auftritt, oder auch in anderen. Tritt es nur bei dir auf, hast du wahrscheinlich etwas mit dem Problem zu tun.
Bist du Teil des Problems, dann hilft es sich von einem Kollegen Feedback zu holen. Bitte deine Kollegen um Feedback: „Ich beobachte, dass folgendes Verhalten in meinen Meetings immer wieder auftritt. Kann es sein, dass das an mir liegt? Was könnte ich aus deiner Sicht anders machen, um das zu verhindern?“. Das kann ein Kollege deines Vertrauens sein, es kann aber auch jemand sein, mit dem du öfters aneinander gerätst. Meist ist dieser Austausch der erste anstrengende, aber kritischer Schritt, den man gehen muss. Die Verhaltensänderung passiert dann oft ganz von alleine
Meistens rührt das Problem nicht nur von einer Quelle, sondern es ist eine Mischung aus allen dreien. Dann macht es Sinn die hier beschriebenen Tipps allesamt auszuprobieren. Wir wünschen dir viel Erfolg.
Wenn man im Meeting vom Hölzchen aufs Stöckchen kommt, ist die Zeit nicht gut genutzt. Egal ob Teammeetings, Planungstreffen oder Jours Fixes: leider sind Treffen in vielen Unternehmen ungeordnet und man strauchelt ohne funktionierende Agenda haltlos von Thema zu Thema. Die wertvolle Gesprächszeit mit den Kollegen wird nicht gut genutzt und man verliert sich in Themenwechseln.
In diesem Artikel stellen wir dir „die 3-Minuten Regel“ vor, eine einfache Technik, mit der du strukturiert durch das Meeting führst, ohne bürokratisch oder unfreundlich zu wirken.
Was dann passiert, hat jeder schon einmal erlebt, der schon einmal in Unternehmens-Besprechung war. Bereits beim ersten oder zweiten Thema merken die Teilnehmer, dass es noch andere Themen gibt, die auch wichtig sind, aber noch nicht auf der Agenda stehen.
Ein einzelnes Thema entpuppt sich als viele weitere Themen.
Ein einzelnes Thema auf der Agenda wirft viele kleine Themen auf, die auf den ersten Blick alle wichtig erscheinen.
Zwischenfazit: Die Diskussion befasst sich in der Realität oft mit ganz anderen Themen als die, die auf der Agenda stehen.
Wir wollen dir folgende Technik ans Herz legen, weil sie einen wirklich guten Mittelweg zwischen Flexibilität und Struktur schafft.
Die 3 Minuten Regel Spontan auftretende Themen werden nur besprochen, wenn man sie in 3 Minuten abschließen kann.
Wenn ein Themenwechsel aufkommt, dann unterbrich kurz die Diskussion, um den Themenwechsel anzusprechen. Das geht so: „Ich glaube, wir haben eben das Thema gewechselt. Wir hatten ja eben besprochen, dass […ursprüngliches Thema.]. Können wir das neue Thema in 3 Minuten abhaken?“
Durch diese Regel können spontan auftretende Themen schnell abgearbeitet werden. Der kurze Zeitrahmen motiviert Teilnehmer das Thema auch wirklich flott abzuschließen. Reagiere unbürokratischer auf neue Themen
Wenn man jedes kleine Thema, was spontan auftritt, immer gleich als eigenen Agenda Punkt hintenanstellt, dann wird die Agenda sehr lang. Das ist bürokratisch und der Gesprächsfluss ist dadurch sehr unnatürlich. Wenn alle im Meeting wissen, dass kleine Themen unkompliziert und schnell gelöst werden können, werden Meetings zu einem echten Problemlöse-Ort.
Sollte es doch mal dazu kommen, dass ein Thema in den 3 Minuten nicht abgeschlossen werden kann, dann hat man eine Regel, auf die man sich berufen kann. Das kann dann so klingen: „Wir haben das Thema jetzt seit über 3 Minuten besprochen und wir finden keine schnelle Lösung. Ich schlage vor, dass wir es als eigenen Agendapunkt hintenanstellen.“
Indem Teilnehmer gefragt werden, ob sie das Thema in 3 Minuten besprochen bekommen, lernen sie auch selber einzuschätzen, wie lang bestimmte Themen brauchen. Gerade in regelmäßigen Teammeetings setzt dann schnell eine Lernkurve ein und die Unterbrechungen werden viel seltener.
Mit der 3-Minuten-Regel kannst du den Gesprächsfluss unkompliziert steuern. Kleine Themen werden sofort behandelt und abgeschlossen, große Themen werden hintenangestellt. Das bringt eine unbürokratische, aber geordnete Gesprächskultur und macht Meetings zu einem Ort, in dem Probleme effizient gelöst werden. Langfristig schafft die 3-Minuten Regel eine gute Gesprächsdisziplin, wenn alle Teilnehmer lernen einzuschätzen, wie groß und wichtig ihre Anliegen und Themen sind.
Die 3-Minuten Regel ist Teil unserer Meeting-Regeln. Du kannst sie hier runterladen.
Ein einzelnes Thema entpuppt sich als sehr politisch, emotional geladen oder brandgefährlich. Dann solltest du es sofort klären. Wenn du das dringende Thema aufschiebst, kann es gut sein, dass deine Meeting Teilnehmer an nichts anderes denken können und bei den Themen auf der Agenda einfach nicht bei der Sache sind.
Jeder hat sie, keiner will sie haben und trotzdem sind sie für den Erfolg des Unternehmens notwendig: Meetings. Ob zu zweit am Arbeitsplatz, als kleines Team in einem Meeting-Raum oder als ganzes Team in der Kantine versammelt: Meetings können viele Formen annehmen. In diesem Artikel geht es um eine ganz spezielle Form des Meetings – wöchentliche Team-Besprechungen. Viele Führungskräfte unterschätzen aber die Notwendigkeit einer guten Meeting-Kultur in ihrem Team. Hier sind 9 Tipps, wie du deine Team-Meetings auf eine neue Ebene hieven kannst!
Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir hier das generische Maskulinum. Selbstverständlich sind alle Gender bei uns angesprochen und willkommen.
Team-Meetings sind mehr als nur ein Zusammenkommen von verschiedenen Team-Mitgliedern. Nicht nur dienen sie der Koordination, regelmäßig abgehalten geben die wöchentlichen Team-Besprechungen dem Mitarbeiter auch das Gefühl, dass seine Aktivitäten einen Sinn haben und man zusammen als Team an etwas Großem zusammenarbeitet. Zudem geben Meetings dem Team Struktur und Organisation. Sie geben quasi den „Takt vor“.
Trotzdem ist die Gefahr, dass sich die Team-Besprechungen vom eigentlichen Ziel entfernen, real. „Brauchen wir dazu wirklich ein Meeting?“, das dürfte sich jeder einmal fragen. Auch langweilige oder irrelevante Meetings sind wahre Produktivitäts-Killer. Leider sind gute Team-Meetings selten, da jedes Team anders tickt. Manche Kollegen diskutieren Dinge lieber bei Yoga, andere beim Mittagessen und andere mögen den exzessiven Gebrauch von Flipcharts. Damit deine Meetings nicht zum Rohrkrepierer werden, geben wir dir hier 9 Tipps, mit denen du die Meeting-Kultur auf ein neues Level hebst!
Es ist leider so, dass Menschen, die mit viel Leidenschaft an einem Thema arbeiten, dieses nicht gut moderieren. Zu sehr sind sie von ihrer Perspektive eingenommen und in ihrem Tunnelblick gefangen. Deshalb kann es sehr förderlich für die Meeting-Kultur sein, wenn eine andere Person moderiert. Diese hat die Aufgabe, die wichtigsten Tasks zusammenzufassen, zu visualisieren und strukturieren, aber auch zu bremsen, wenn die Team-Besprechung sich zu weit vom eigentlichen Meeting-Zweck entfernt.
Der Moderator kann die Projektverantwortliche, die Führungskraft oder besser noch eine andere Person sein. Sie muss auf jeden Fall bereit sein, die Autorität des Chefs oder Chefin zu bremsen. Für die Akzeptanz ist es zudem förderlich, wenn ihr den Moderator wählt. Und falls du das Gefühl hast, dass dein Team einen Moderator nicht akzeptieren würde, kann ein erster Schritt sein, jemanden zum Timekeeper zu ernennen. Dessen Aufgabe ist es, auf die Einhaltung der Zeit zu achten.
Ein Meeting-Designer tut genau das, was der Name sagt: Er oder sie designt das Meeting von Anfang bis Ende. Die verantwortliche Person überlegt sich den Ablauf, die Methoden und führt durch die Agenda. Auch über Gestaltung der Regeln (mehr zu Meeting Regleln liest du hier) wacht diese Person. In kurz: Er oder sie ist für den Aufbau einer guten Meeting-Kultur zuständig.
Ein guter Meeting-Designer sollte dabei flexibel und offen für Feedback sein. Denn die Aufgabe ist nicht mit einer einzigen Team-Besprechung erledigt, auch nach dem Meeting sollte weiterhin an dem Ablauf und an den Meeting-Regeln gefeilt werden. Deshalb ist es gut, wenn diese Rolle nicht von einer Führungskraft ausgeübt wird, sondern von einer Person aus dem Team. Dadurch, dass eine Person dezidiert zuständig ist, stellt man sicher, dass auch langfristig immer weiter an der Meeting-Kultur des Teams gefeilt wird und die Akzeptanz des Meetings auch zukünftig gesichert ist.
Es macht natürlich Sinn, wenn Moderator und Meeting-Designer die gleiche Person sind, es ist aber kein muss.
Gute Team-Meetings sorgen für Transparenz. Besonders agil organisierte Teams können von mehr Transparenz profitieren, da die Entscheidungskompetenz eines jeden Einzelnen gesteigert wird. Wie die Transparenz dabei hergestellt wird, ist in jedem Unternehmen unterschiedlich. Manche Teams schauen auf die Besucherzahlen der Website, andere wiederum werfen einen Blick auf eine Excel-Datei mit den wichtigsten KPIs.
Mehr Transparenz im Meeting ist immer dann zielführend, wenn man die Auswirkung seiner eigenen Arbeit auf die Performance vom ganzen Team nachvollziehen kann und die Team-Besprechung ist der beste Ort dies zu ermöglichen. Achtet darauf, dass alles schnell und einfach zu verstehen ist, damit auch die Neulinge in eurem Team schnell einen Überblick gewinnen können. Ernenne deshalb eine(n) Verantwortliche(n), der sich darum kümmert.
Viele Meetings finden außerhalb von Meeting-Räumen statt. Eine Besprechung ist oft schneller am Arbeitsplatz abgehalten als in designierten Räumen. Das mag bei nur zwei Personen noch akzeptabel sein, doch die Gefahr ist groß, dass wichtige Informationen „hinten runter“ fallen, da die Dokumentation fehlt. Das führt zu Missverständnissen und macht die Teamarbeit schwer.
Auch bei einem kleinen Zweier-Meeting sollte daher das Besprochene festgehalten und dokumentiert werden, damit auch Unbeteiligten klar wird, zu welchem Ergebnis man gekommen ist.
Kleine Personengruppen, die sich gut verstehen, brauchen keine Meetings um ihre Probleme zu lösen. Sind jedoch mehr Personen oder gar das ganze Team involviert, müssen bestehende Probleme in Meetings gelöst werden. Dabei gibt es die Tendenz, dass wichtige Themen, die einen bewegen, nicht angesprochen werden. Gute Team-Meetings müssen es aber aushalten, dass die Probleme, die die Leute „wirklich beschäftigen“, gelöst werden.
Die Teamarbeit kann man dabei voranbringen, wenn man neue Dinge probiert und Dinge anspricht, die weniger gut laufen. Wenn man gemeinsam nach Lösungen sucht, steigert man die Motivation des gesamten Teams. Allerdings muss man auch einen Schlussstrich ziehen und sollte eine Lösung („Done is better than perfect“) nicht totdiskutieren. Hat derjenige, der das Problem angesprochen hat, eine Lösung für sein Problem, sollte man nicht nach besseren Lösungen suchen. Eine Moderationsperson ist an dieser Stelle sehr hilfreich.
Leider wird in vielen Unternehmen noch klassisch mit Excel-Tabellen gearbeitet. Dass das den wenigsten Teilnehmern Spaß machen dürfte, versteht sich von selbst. Darüber hinaus verlieren Unbeteiligte schnell den Überblick, wenn sie die Projektmanagement-Boards nicht oft sehen.
Für die Teamarbeit förderlich sind daher Tools, die das Projektmanagement visualisieren und die wichtigsten Informationen für alle Beteiligten aufbereiten. Es ist dabei ratsam, eine Person zu haben, die diese Projektwände pflegt, sodass diese stets aktuell sind und es Spaß macht, daran zu arbeiten. Mit einer aufgeräumten und gepflegten Projekt-Übersichtswand fühlen sich die wöchentlichen Team-Besprechungen gleich viel produktiver an.
Unsere Tipps für gute Online-Tools für wöchentliche Team-Meetings:
Projektmanagement: Asana oder Trello
Online Meetings Dokumentieren: Miro oder Mural
Alternativen zu Zoom und MS-Team findest du hier.
Es lohnt sich, am Meeting-Ende nach Feedback zu fragen. Was lief super, was nicht? Welche Ideen und Wünsche haben die Teilnehmer für die Gestaltung des nächsten Meetings? Ein gewisses Moderationstalent ist hier angebracht, damit man sich nicht in Nebensächlichkeiten verliert und die Meeting-Zeit überspannt. Am besten setzt du die Regel, dass jeder Teilnehmer nur eine Sache erwähnen darf. Gerade Kollegen, die eher wenig gesagt haben oder unzufrieden wirken, solltest du hier zu Wort kommen lassen. Wenn du wirklich Wert auf eine gute Meeting-Kultur legst, dann frage stille oder kritische Teilnehmer nach der Team-Besprechung nach Feedback. Hier kommen die interessantesten Erkenntnisse zu Tage und es motiviert auch die stillen Teilnehmer, wenn sie gehört werden.
Nutze das Stimmungsbarometer, um am Ende der Team-Besprechung Feedback zu sammeln. Wir haben hier einen ausführlichen Post darüber geschrieben.
Wenn du Teamlead bist, solltest du dir nicht nur die inhaltliche Komponente überlegen, sondern auch das Team-Meeting so gestalten, dass Menschen gerne kommen und auch über einen längeren Zeitraum bei der Sache sind. Nimm deshalb die Rolle eines Gastgebers ein: „Was braucht es, damit sich alle wohlfühlen?“ Belegte Brötchen, eine Schale voll Süßigkeiten oder ein paar Getränke machen das Meeting deutlich angenehmer – und sind darüber hinaus ein Zeichen starker Wertschätzung für das Team. Wenn du nach Warm-Up Spielen für deine Meetings suchst wirf einen Blick auf diese Seite.
Timeboxing beschreibt, dass man für jedes Thema eine vorgegebene Zeit einhalten sollte. Zu jedem guten Meeting, so sagt man, gehört ein strenges Timeboxing. Das ist nicht unsere Erfahrung. Bei Teams, die gut funktionieren, sollte man genau das Gegenteil machen: Wenn alle im Team ein klares Verständnis haben, dass die Meetingzeit wertvoll ist und nur wirklich Wichtiges besprochen werden sollte, kann man die Themendauer in die Verantwortung des ganzen Teams geben.
Das erfordert viel Disziplin und Aufmerksamkeit, ist aber vorteilshaft, weil Meetings dann weniger künstlich gestaltet und stressig sind und zur Meetingkompetenz beiträgt. Dazu gehört übrigens auch eine Kultur des Vorbereitet-seins. Unsere Erfahrung zeigt, dass Menschen nur dann vorbereitet kommen, wenn man es sehr deutlich gemacht hat, dass dies erfordert ist. Davon profitieren Meetings aber enorm und haben die Teammitglieder erstmal erlebt, wie es dann flutscht, wollen sie es nicht mehr anders haben.
Meetings sollten von allen Beteiligten gut vor- und nachbereitet sein. Wenn man sie zudem aktiv gestaltet, werden sie ein wichtiger Ort für Austausch und Gemeinschaft. Gerade wiederkehrende Team-Besprechungen sind dafür gut geeignet, da man jede Woche einen neuen Versuch bekommt, das Meeting zu verbessern und gut zu machen. Selbst Kleinigkeiten wie die Bereitstellung von Getränken und Süßigkeiten können zur Akzeptanz und Zufriedenheit der Mitarbeiter massiv beitragen.
