Jeder hat sie, keiner will sie haben und trotzdem sind sie für den Erfolg des Unternehmens notwendig: Meetings. Ob zu zweit am Arbeitsplatz, als kleines Team in einem Meeting-Raum oder als ganzes Team in der Kantine versammelt: Meetings können viele Formen annehmen. In diesem Artikel geht es um eine ganz spezielle Form des Meetings – wöchentliche Team-Besprechungen. Viele Führungskräfte unterschätzen aber die Notwendigkeit einer guten Meeting-Kultur in ihrem Team. Hier sind 9 Tipps, wie du deine Team-Meetings auf eine neue Ebene hieven kannst!
Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir hier das generische Maskulinum. Selbstverständlich sind alle Gender bei uns angesprochen und willkommen.
Team-Meetings sind mehr als nur ein Zusammenkommen von verschiedenen Team-Mitgliedern. Nicht nur dienen sie der Koordination, regelmäßig abgehalten geben die wöchentlichen Team-Besprechungen dem Mitarbeiter auch das Gefühl, dass seine Aktivitäten einen Sinn haben und man zusammen als Team an etwas Großem zusammenarbeitet. Zudem geben Meetings dem Team Struktur und Organisation. Sie geben quasi den „Takt vor“.
Trotzdem ist die Gefahr, dass sich die Team-Besprechungen vom eigentlichen Ziel entfernen, real. „Brauchen wir dazu wirklich ein Meeting?“, das dürfte sich jeder einmal fragen. Auch langweilige oder irrelevante Meetings sind wahre Produktivitäts-Killer. Leider sind gute Team-Meetings selten, da jedes Team anders tickt. Manche Kollegen diskutieren Dinge lieber bei Yoga, andere beim Mittagessen und andere mögen den exzessiven Gebrauch von Flipcharts. Damit deine Meetings nicht zum Rohrkrepierer werden, geben wir dir hier 9 Tipps, mit denen du die Meeting-Kultur auf ein neues Level hebst!
Es ist leider so, dass Menschen, die mit viel Leidenschaft an einem Thema arbeiten, dieses nicht gut moderieren. Zu sehr sind sie von ihrer Perspektive eingenommen und in ihrem Tunnelblick gefangen. Deshalb kann es sehr förderlich für die Meeting-Kultur sein, wenn eine andere Person moderiert. Diese hat die Aufgabe, die wichtigsten Tasks zusammenzufassen, zu visualisieren und strukturieren, aber auch zu bremsen, wenn die Team-Besprechung sich zu weit vom eigentlichen Meeting-Zweck entfernt.
Der Moderator kann die Projektverantwortliche, die Führungskraft oder besser noch eine andere Person sein. Sie muss auf jeden Fall bereit sein, die Autorität des Chefs oder Chefin zu bremsen. Für die Akzeptanz ist es zudem förderlich, wenn ihr den Moderator wählt. Und falls du das Gefühl hast, dass dein Team einen Moderator nicht akzeptieren würde, kann ein erster Schritt sein, jemanden zum Timekeeper zu ernennen. Dessen Aufgabe ist es, auf die Einhaltung der Zeit zu achten.
Ein Meeting-Designer tut genau das, was der Name sagt: Er oder sie designt das Meeting von Anfang bis Ende. Die verantwortliche Person überlegt sich den Ablauf, die Methoden und führt durch die Agenda. Auch über Gestaltung der Regeln (mehr zu Meeting Regleln liest du hier) wacht diese Person. In kurz: Er oder sie ist für den Aufbau einer guten Meeting-Kultur zuständig.
Ein guter Meeting-Designer sollte dabei flexibel und offen für Feedback sein. Denn die Aufgabe ist nicht mit einer einzigen Team-Besprechung erledigt, auch nach dem Meeting sollte weiterhin an dem Ablauf und an den Meeting-Regeln gefeilt werden. Deshalb ist es gut, wenn diese Rolle nicht von einer Führungskraft ausgeübt wird, sondern von einer Person aus dem Team. Dadurch, dass eine Person dezidiert zuständig ist, stellt man sicher, dass auch langfristig immer weiter an der Meeting-Kultur des Teams gefeilt wird und die Akzeptanz des Meetings auch zukünftig gesichert ist.
Es macht natürlich Sinn, wenn Moderator und Meeting-Designer die gleiche Person sind, es ist aber kein muss.
Gute Team-Meetings sorgen für Transparenz. Besonders agil organisierte Teams können von mehr Transparenz profitieren, da die Entscheidungskompetenz eines jeden Einzelnen gesteigert wird. Wie die Transparenz dabei hergestellt wird, ist in jedem Unternehmen unterschiedlich. Manche Teams schauen auf die Besucherzahlen der Website, andere wiederum werfen einen Blick auf eine Excel-Datei mit den wichtigsten KPIs.
Mehr Transparenz im Meeting ist immer dann zielführend, wenn man die Auswirkung seiner eigenen Arbeit auf die Performance vom ganzen Team nachvollziehen kann und die Team-Besprechung ist der beste Ort dies zu ermöglichen. Achtet darauf, dass alles schnell und einfach zu verstehen ist, damit auch die Neulinge in eurem Team schnell einen Überblick gewinnen können. Ernenne deshalb eine(n) Verantwortliche(n), der sich darum kümmert.
Viele Meetings finden außerhalb von Meeting-Räumen statt. Eine Besprechung ist oft schneller am Arbeitsplatz abgehalten als in designierten Räumen. Das mag bei nur zwei Personen noch akzeptabel sein, doch die Gefahr ist groß, dass wichtige Informationen „hinten runter“ fallen, da die Dokumentation fehlt. Das führt zu Missverständnissen und macht die Teamarbeit schwer.
Auch bei einem kleinen Zweier-Meeting sollte daher das Besprochene festgehalten und dokumentiert werden, damit auch Unbeteiligten klar wird, zu welchem Ergebnis man gekommen ist.
Kleine Personengruppen, die sich gut verstehen, brauchen keine Meetings um ihre Probleme zu lösen. Sind jedoch mehr Personen oder gar das ganze Team involviert, müssen bestehende Probleme in Meetings gelöst werden. Dabei gibt es die Tendenz, dass wichtige Themen, die einen bewegen, nicht angesprochen werden. Gute Team-Meetings müssen es aber aushalten, dass die Probleme, die die Leute „wirklich beschäftigen“, gelöst werden.
Die Teamarbeit kann man dabei voranbringen, wenn man neue Dinge probiert und Dinge anspricht, die weniger gut laufen. Wenn man gemeinsam nach Lösungen sucht, steigert man die Motivation des gesamten Teams. Allerdings muss man auch einen Schlussstrich ziehen und sollte eine Lösung („Done is better than perfect“) nicht totdiskutieren. Hat derjenige, der das Problem angesprochen hat, eine Lösung für sein Problem, sollte man nicht nach besseren Lösungen suchen. Eine Moderationsperson ist an dieser Stelle sehr hilfreich.
Leider wird in vielen Unternehmen noch klassisch mit Excel-Tabellen gearbeitet. Dass das den wenigsten Teilnehmern Spaß machen dürfte, versteht sich von selbst. Darüber hinaus verlieren Unbeteiligte schnell den Überblick, wenn sie die Projektmanagement-Boards nicht oft sehen.
Für die Teamarbeit förderlich sind daher Tools, die das Projektmanagement visualisieren und die wichtigsten Informationen für alle Beteiligten aufbereiten. Es ist dabei ratsam, eine Person zu haben, die diese Projektwände pflegt, sodass diese stets aktuell sind und es Spaß macht, daran zu arbeiten. Mit einer aufgeräumten und gepflegten Projekt-Übersichtswand fühlen sich die wöchentlichen Team-Besprechungen gleich viel produktiver an.
Unsere Tipps für gute Online-Tools für wöchentliche Team-Meetings:
Projektmanagement: Asana oder Trello
Online Meetings Dokumentieren: Miro oder Mural
Alternativen zu Zoom und MS-Team findest du hier.
Es lohnt sich, am Meeting-Ende nach Feedback zu fragen. Was lief super, was nicht? Welche Ideen und Wünsche haben die Teilnehmer für die Gestaltung des nächsten Meetings? Ein gewisses Moderationstalent ist hier angebracht, damit man sich nicht in Nebensächlichkeiten verliert und die Meeting-Zeit überspannt. Am besten setzt du die Regel, dass jeder Teilnehmer nur eine Sache erwähnen darf. Gerade Kollegen, die eher wenig gesagt haben oder unzufrieden wirken, solltest du hier zu Wort kommen lassen. Wenn du wirklich Wert auf eine gute Meeting-Kultur legst, dann frage stille oder kritische Teilnehmer nach der Team-Besprechung nach Feedback. Hier kommen die interessantesten Erkenntnisse zu Tage und es motiviert auch die stillen Teilnehmer, wenn sie gehört werden.
Nutze das Stimmungsbarometer, um am Ende der Team-Besprechung Feedback zu sammeln. Wir haben hier einen ausführlichen Post darüber geschrieben.
Wenn du Teamlead bist, solltest du dir nicht nur die inhaltliche Komponente überlegen, sondern auch das Team-Meeting so gestalten, dass Menschen gerne kommen und auch über einen längeren Zeitraum bei der Sache sind. Nimm deshalb die Rolle eines Gastgebers ein: „Was braucht es, damit sich alle wohlfühlen?“ Belegte Brötchen, eine Schale voll Süßigkeiten oder ein paar Getränke machen das Meeting deutlich angenehmer – und sind darüber hinaus ein Zeichen starker Wertschätzung für das Team. Wenn du nach Warm-Up Spielen für deine Meetings suchst wirf einen Blick auf diese Seite.
Timeboxing beschreibt, dass man für jedes Thema eine vorgegebene Zeit einhalten sollte. Zu jedem guten Meeting, so sagt man, gehört ein strenges Timeboxing. Das ist nicht unsere Erfahrung. Bei Teams, die gut funktionieren, sollte man genau das Gegenteil machen: Wenn alle im Team ein klares Verständnis haben, dass die Meetingzeit wertvoll ist und nur wirklich Wichtiges besprochen werden sollte, kann man die Themendauer in die Verantwortung des ganzen Teams geben.
Das erfordert viel Disziplin und Aufmerksamkeit, ist aber vorteilshaft, weil Meetings dann weniger künstlich gestaltet und stressig sind und zur Meetingkompetenz beiträgt. Dazu gehört übrigens auch eine Kultur des Vorbereitet-seins. Unsere Erfahrung zeigt, dass Menschen nur dann vorbereitet kommen, wenn man es sehr deutlich gemacht hat, dass dies erfordert ist. Davon profitieren Meetings aber enorm und haben die Teammitglieder erstmal erlebt, wie es dann flutscht, wollen sie es nicht mehr anders haben.
Meetings sollten von allen Beteiligten gut vor- und nachbereitet sein. Wenn man sie zudem aktiv gestaltet, werden sie ein wichtiger Ort für Austausch und Gemeinschaft. Gerade wiederkehrende Team-Besprechungen sind dafür gut geeignet, da man jede Woche einen neuen Versuch bekommt, das Meeting zu verbessern und gut zu machen. Selbst Kleinigkeiten wie die Bereitstellung von Getränken und Süßigkeiten können zur Akzeptanz und Zufriedenheit der Mitarbeiter massiv beitragen.
